背景・問題点
顧客との打合せ記録は重要ですが、「録音のハードル」や紙・デジタルを問わない「手書きメモの検索性の低さ」が課題でした。
結果、記録が「残す」目的となり、必要な時に「活用する」ことが困難でした。
改善内容
当事務所は、Google Workspaceの機能を活用した業務プロセス（AX）を構築・実践しています。
- Google ドキュメントによる一元管理:
「お客様ごと1ファイル」ルールで情報を集約し、時系列管理します。 - 「会議メモ機能」の活用:
カレンダーと連携し、日付や参加者を自動挿入。アウトライン（目次）も自動生成され、過去の記録へ瞬時に移動できます。 - AI(Gemini)による横断検索・要約:
AI「Geminiサイドパネル」が、蓄積された膨大な記録から関連情報を瞬時に横断検索・要約します。
成果
これにより、単なるペーパーレス化（DX）を超え、AIが業務プロセスを変革する「AX（AIトランスフォーメーション）」が実現しました。
- 打合せ中の「あの時の決定事項は？」といった記憶の不確実性を解消。
- メモ束を探すといった、非効率な検索業務を撲滅。
- 情報漏洩リスクなく、セキュリティが担保された環境でAIのメリットを享受。
創出されたリソースを「お客様との対話」や「質の高い判断」に集中させ、こうした実践済みの業務改善ノウハウをお客様にご提案しています。
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