ミライクラフト税理士事務所 ビジネスチャット、Slackやチャットワークが主流ですが、「Googleチャット」はいかがでしょう？ 正直、私の周りではあまり浸透していないような気がします。しかし、チャットツールが複数混在し、通知や未読の山に追われて、かえって生産性が落ちていませんか？
実はGoogleチャット、Geminiとの連携・特にサイドパネルでのGemiによる要約機能、強力なスレッド管理、シームレスな社外連携など、隠れた実力を多く持っています。この記事では、リモートワーク環境でのリアルな活用事例を交えながら、Googleチャットがビジネスの「最適解」となり得る理由をご紹介します。
なぜ今、Googleチャットなのか？ 他ツールとの比較で見えるメリット
ビジネスチャットといえば、Slack、チャットワーク、Teams、LINE WORKSなどが人気ですよね。特に私の周りではチャットワークを使っている方が多い印象です。
他ツールの「ちょっとした悩み」
チャットワークは無料でも使えますが、最大の泣き所が40日を超えると過去のメッセージが確認できなくなる制限があります。有料版同士なら問題ありませんが、相手がチャットツールを使っていなくて新たに導入をお願いする場合、実質的に有料版を前提に話を進める必要が出てくることも。そしてなんと、一度有料化したら二度と無料のフリープランには戻れません。
また、AI機能についても、チャットワーク自体には搭載されておらず（※執筆時点）、別途API連携などで対応する必要がありますが、IT初心者には少しハードルが高いかもしれません。
Googleチャットの隠れた実力
一方で、Googleチャットはどうでしょう？ あまり目立たない存在かもしれませんが、Google Workspaceユーザー（Businessスタンダード以上）なら追加コストなしで利用でき、以下のような強力な機能を持っています。
- Geminiとの強力な連携: 社内のチャットルームが気がつけば未読の山…そんな時も、GoogleチャットならGeminiサイドパネルで瞬時に要約し、流れをキャッチアップできます。さらに、予め仕込んでおいたオリジナルの指示（Gem）を呼び出して、特定の作業を自動化することも可能です。
- Googleツールならではの操作性: 文字の装飾（太字や赤字など）も、いつものGoogleドキュメントなどと同じ感覚で直感的に行えます。
- 強力な「スペース」機能: ダイレクトチャットだけでなく「スペース」機能を使えば、話題ごとに「スレッド」を切ることができ、議論が迷子になりません。さらに、スペース内でタスクの割り当ても容易に行えるため、プロジェクト管理もスムーズです。
【リアル事例】生産性UP！ 当事務所のGoogleチャット運用術
当事務所では、基本的にチャットツールをGoogleチャットで統一しています。なぜなら、複数ツールが混在することは、生産性が落ちる原因の代表格だと考えているからです。
ここでは、当事務所が実践している具体的な運用術を2つご紹介します。
スレッドは「必ず切る」文化
Googleチャットのメリットを最大化するため、「必ずスレッドを切って、そこに返信する」ことを徹底しています。
- 対顧客とのスペース: 例えば、『月次』『給与計算』『年末調整』『その他連絡』のように、業務内容ごとに大雑把にスレッドを切って運用しています。
- 効果: こうすることで、顧客サイドも後から情報を見つけやすいようです。もし分からなくなっても、通常のキーワード検索はもちろん、Geminiに「〇〇についてのやり取りを要約して」と指示して探すこともできます。
誤送信防止！「社内」と「社外」の物理的（視覚的）分離
社内チャットと社外チャット（顧客スペース）が混在すると、間違って機密情報を送ってしまうリスクが常にあります。
これを防ぐため、当事務所ではスペースの「セクション」機能を活用し、『社内スペース』と『社外スペース』を一覧画面で物理的に距離が離れるように分けて運用しています。
これは単純ですが、誤送信防止に非常に効果的なのでオススメです！
リモート時短勤務もOK！「未読の山」にさせない（気にしない）活用ルール
当事務所のリモート・時短メンバーとの連携においても、Googleチャットは最適解となっています。ただし、何もしなくてもうまくいくわけではなく、明確なルール決めが鍵となります。
時短メンバーの場合、例えば1日に仕事ができる時間が2時間だとしたら、未読のチャットを追いかけるだけで勤務時間が終わってしまう可能性がありますよね。
そこで、当事務所では以下のようなルールを設定しています。
- 通知は切る: 顧客の外部スペースに入ってもらうが、通知は基本的にオフ（勤務時間内のみ確認）。
- メンション（@）重視: @(メンション)が付いているもののみ、勤務時間内に対応する。
- 役割分担の明確化: 基本的にフルタイムメンバーが顧客対応の窓口となり、時短メンバーに必要な指示を出す。
- 未読は「追わない」: 未読の山があっても、基本的にすべてを追いかける必要はない、と明確に伝えています。
- Geminiでのキャッチアップ: 全体の流れが気になる時や、自分が対応すべきスレッドの背景を知りたい時だけ、Geminiサイドパネルで流れを要約してキャッチアップする。
このルール決めにより、時短メンバーは限られた時間の中で「今やるべきこと」に集中でき、リモートワークでもスムーズな連携が実現できています。
まとめ
Googleチャット、意外と「使える」と思いませんでしたか？
Slackやチャットワークが主流の中、Googleチャットは「イマイチ浸透していない」と感じるかもしれません。しかし、Geminiとのシームレスな連携による要約機能、強力なスレッド管理、そしてGoogleツールならではの操作性は、ビジネスの生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。
特に、複数ツールが混在しがちな社外とのやり取りや、リモートワーク・時短勤務といった多様な働き方において、その真価を発揮します。
本記事で紹介した事例のように、「スレッドでの運用徹底」「社内と社外スペースの分離」「時短ワーカー向けのルール設定」など、自社に合った運用ルールを定めることで、Googleチャットは最強のコミュニケーションツールとなり得るでしょう。
Google Workspaceを契約しているなら、使わない手はありません。まずは小さなチームや特定のプロジェクトから、Googleチャットの本格導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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代表税理士 今北 有俊
