ミライクラフト税理士事務所 顧客とのデータ共有、スムーズにいっていますか？
Googleドライブでの共有は非常に便利ですが、一つだけ大きな問題があります。それは、顧客がデータをアップロードしてくれても、デフォルトではこちらに通知が来ないこと。
「データをアップロードしたらチャットで一報ください」
そんな運用ルールを決めていても、忙しい業務の中では相手も大変だし忘れてしまいがち。結果、「いつのまにか資料がアップロードされていて見逃していた……」なんてことが頻発します。
だからといって、毎日複数の共有フォルダを巡回（クロール）して確認するのは、生産性の観点から見ても効率が悪すぎますよね。今回は、そんな悩みをGoogle Workspaceの機能だけでスマートに解決する「通知＆タスク自動化フロー」をご紹介します。
解決の鍵は「Workspace Studio」
この悩みを解決する手段が、Google Workspaceの【Workspace Studio（旧 Workspace Flows）】です。
これは、2025年夏～秋ごろからWorkspace Flowsという名称でα版として一部のユーザーに公開されていました。これが2025年12月頭に、Workspace Studioと名称を変えて公開されました。執筆日（2026年1月9日）現在、Google Workspace限定の機能。「エージェント機能」とも呼ばれ、以下のような仕組みを自由に作ることができます。
『この動作をきっかけ(トリガー)に、このアプリを動かす』
生成AI（Gemini）を組み込むこともできるため、広義の「AIエージェント」と言われたりもしますが、最大の特徴はマクロやGAS（Google Apps Script）と違い、ノーコードで構築できること。
エンジニアでなくても、画面上の操作だけで自分だけの自動化ツールが作れてしまうんです。
今回構築した「ミライクラフト流の通知フロー」
今回は、以下の4つのツールを連携させました。
- Google ドライブ
- Google チャット
- Google Todo (タスク)
- Google カレンダー
⚙️ 実際のワークフロー
相手側は、いつも通りGoogleドライブにファイルを放り込むだけ。あとの処理はすべて自動です。
- 【トリガー】 指定したドライブにファイルが追加される
- 【通知】 Googleチャットに通知が飛んでくる
- メッセージ：「〇〇フォルダにファイルが追加されました」
- 添付情報：ファイル名 ＆ フォルダへのリンクURL
- 【登録】 通知内容がそのまま「Google Todo」に登録される
- 【表示】 Todoと連携している「Googleカレンダー」に表示される
💡 ここが便利！
当方は、チャットに届いたメッセージで「何がアップされたか」を確認し、リンクをクリックしてフォルダへ飛ぶだけ。
その後、リネームしたり事務所内の共有ドライブへ格納したりといった処理を行いますが、もし忙しくてすぐに処理できなくても大丈夫。すでに「Google Todo」に登録され、カレンダーにも表示されているため、タスク漏れが起きません。
なぜ「あえて」AIを使わないのか？
Workspace Studioは生成AIを組み込むことも可能ですが、今回のワークフローではあえて生成AIを使っていません。
理由はシンプル。「揺らぎ」を排除するためです。
AIは便利ですが、時に予期せぬ挙動（ハルシネーションなど）をすることがあります。今回のような「ファイルのアップロード検知」という定型業務においては、何回やっても同じ成果が返ってくる「確実性」が何よりも重要です。
AIによる揺らぎやエラーを排除し、ルールベースで組むことで、業務の基盤として信頼できるシステムに仕上げています。
追加料金ゼロ。Workspaceで統一するメリット
この仕組みの素晴らしいところは、Google Workspaceの基本料金以外に追加料金がかからないことです。
もしこれを、他社のツールでやろうとすると……？
- カレンダーは業界特有のシステム（会計事務所ではMykomonなど）
- チャットはSlackやChatwork
- タスク管理はエクセルや紙の付箋
これらを連携させるには、Zapierなどの外部有料ツールが必要になったり、非エンジニアにはハードルの高い開発が必要になったりします。「そのサブスク料金、一体いくら？」という話になりかねません。
Google Workspaceでツールを統一しているからこそ、コストをかけずにデータをシームレスに連携させ、メリットを最大限に享受できるのです。
まとめ
今回は、Googleドライブの更新見逃しを防ぐワークフローをご紹介しました。
- ドライブ更新を見逃さない
- チャット通知から即アクセス
- ToDo・カレンダー連携でタスク漏れなし
- AIを使わず「確実性」を重視
これを実装してからは、「いつの間にか資料が……」というストレスから完全に解放されました。
今回ご紹介したワークフローはほんの一例です。Workspace Studioを使えば、まだまだ便利な自動化が可能です。後日、また別のワークフローもご紹介できればと思います！
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「こんな業務も自動化できる？」といった疑問や、皆さんのGoogle Workspace活用術があれば、ぜひコメント欄で教えてください！
代表税理士 今北 有俊
