【自社実践・DX事例】弥生会計データの破損リスクを回避！弥生会計×弥生ドライブ活用による安全な会計環境の構築

背景・問題点

当事務所では、業務効率化とDX推進の一環として「Google Workspace」を活用しています。その中で、かつて利便性を追求するあまり、弥生会計のデータをGoogleドライブ上で共有・運用しようと試みたことがありました。

しかし、運用を開始すると「仕訳入力の動作が極端に重くなる」「頻繁にフリーズする」といった問題が多発。調査を進めると、Googleドライブのような一般的なクラウドストレージとデータベース形式の会計ソフトは相性が悪く、最悪の場合データが破損する危険性があることが判明しました。

「会計データのクラウド化」と「安全性の確保」を両立させるため、自社内の運用環境を以下の通り抜本的に見直しました。

ツールの適材適所による使い分け:
一般的なファイル共有にはGoogleドライブを継続利用しつつ、会計データに関してはメーカー純正の「弥生ドライブ」へ完全に移行しました。
仕組みの理解と運用フローの確立:
Googleドライブの「ストリーミング方式（常時通信）」ではなく、弥生ドライブの「チェックアウト方式（ダウンロード処理）」を採用することで、回線速度に依存しない高速処理を実現。また、データの戻し忘れ（チェックイン漏れ）を防ぐ運用ルールを所内で徹底しました。
排他制御によるデータ保全:
複数人が同時にアクセスしてデータが先祖返りすることを防ぐため、弥生ドライブ独自の排他制御機能を活用し、常に最新のデータが守られる環境を構築しました。

Googleドライブ運用時に発生していたフリーズや遅延が解消され、ストレスのない入力環境を取り戻しました。

この「失敗から学んだ経験」は、現在お客様へのクラウド導入支援において大きな強みとなっています。「なんとなく便利そうだから」という理由で危険な運用をされているお客様に対し、実体験に基づいた説得力のある改善提案が可能となり、データ消失事故を未然に防ぐことに貢献しています。