背景・問題点
多くの事務所で利用されているNAS型サーバーですが、外出先からデータにアクセスする際にVPNやリモートデスクトップを経由する必要があり、その不便さが課題となっていました。
また、以前の職場ではデータのクラウド化が進んでおらず、出社して書類をスキャンしなければならない状況がテレワーク導入の大きな障壁となり、制度自体が廃止されてしまったという原体験がありました。
「優秀な人材が場所や時間の制約で働けなくなるのはおかしい」という想いから、創業当初よりフルリモートを前提としたシステム構築が急務でした。同時に、誤送信やパスワード流出といったセキュリティリスクへの懸念もあり、安全なデータ管理体制も求められていました。
改善内容
事務所サーバーの「最適解」として、Googleドライブ（Google Workspace ビジネススタンダード以上）を導入・運用する体制を構築しました。
- 共有ドライブの活用: 個人管理の「マイドライブ」ではなく、組織所有となる「共有ドライブ」を採用することで、権限管理を徹底し、誤操作による情報漏洩リスクを低減しました。
- 強固なセキュリティ設定: パスワード流出を前提とした「2段階認証」を必須化し、不正アクセスの99.9%を防ぐ体制を整備しました。また、VPNに頼らない「ゼロトラストセキュリティ対策」も全面的に取り入れています。
- 業務フローの刷新: 重たいファイルを添付するのではなく、固有URLでの共有を徹底し、Gmailやチャットとのシームレスな連携を実現しました。
成果
Googleドライブへの全面移行により、以下の成果が得られました。
- 真のフルリモート体制の実現: 場所を選ばずに働ける環境が整い、子育て中などで出社が難しい方でもプロフェッショナルとして活躍できる「働き方のミライ」を体現できました。
- 圧倒的な検索効率の向上: Googleの強力な検索機能（OCR）により、スキャンしたPDFや画像の中身まで検索可能となり、「探す時間」が大幅に短縮されました。
最新のランサムウェア対策: AIが異常な挙動を検知して同期をロックする機能により、従来のNASのようなネットワーク感染リスクを抑え、安全性が飛躍的に向上しました。
