ミライクラフト税理士事務所 Google Workspaceの導入が進み、Googleドライブを日常的に業務で活用されている方は多いですよね。ファイルをクラウドに置くだけで、まるで自分のパソコンにあるかのように操作できる利便性は、一度使うと手放せません。Google Workspaceの中核の機能です。
しかし、もしあなたが「弥生会計のデータ」も同じようにGoogleドライブで共有しているとしたら、今すぐその運用を見直す必要があります。
実はその使い方、データ破損という取り返しのつかない事態を招く恐れがあるのです。今回は、なぜGoogleドライブでの運用が危険なのか、そして安全にクラウド化するための「弥生ドライブ」との使い分けについて、弥生PAP会員として実体験を交えて解説します。
＊弥生PAP（Professional Advisor Program）制度とは、弥生製品・サービスを活用して、中小企業、個人事業主、起業家の発展に寄与するパートナープログラムです。
便利なGoogleドライブに潜む「大きな落とし穴」
Googleドライブのデスクトップ版アプリを使うと、PC内に「Gドライブ」という仮想ドライブが現れます。これにより、クラウド上のファイルをあたかもローカル（PC内）にあるかのように扱えるため、非常に便利です。
しかし、この「クラウドにあるのにローカル感覚で使える」という仕組みには、会計ソフトを扱う上で致命的な相性の悪さが存在します。 特に弥生会計のような「データベース形式のデータ」は、WordやExcelファイルとは異なり、頻繁かつ細かな読み書きを繰り返す構造になっています。
当事務所でも過去、効率化を目指して弥生会計のデータをGoogleドライブに置いて運用を試みたことがありました。その結果どうなったかというと……仕訳数が多いデータはほとんど動かず、頻繁にフリーズしてしまったのです。
なぜGoogleドライブだとデータが壊れるのか？
では、なぜこのような不具合が起きるのでしょうか？ 技術的な視点とリスクの観点から深掘りします。
動作が重くなる・フリーズする原因
弥生会計は操作中、常にデータの細かな読み書きを行っています。 Googleドライブ上にデータを置くと、その細かな処理のたびにクラウドとの通信（インターネット通信）が発生します。これにより動作の遅延（レイテンシ）が積み重なり、結果として「重い」「動かない」という現象が起きます。
さらに恐ろしいのが、通信の一瞬の遅延や遮断です。これが起きると、データへの「排他制御（ロック）」が破綻し、最悪の場合、データの整合性が崩れてデータ自体が破損してしまうのです。
メーカー保証対象外という事実
トラブルの原因を調査している過程で、衝撃的な事実が判明しました。 『弥生会計デスクトップのデータは、ネットワークドライブ（GoogleドライブやOneDriveなど）での運用は保証対象外』なのです。
これはGoogleドライブに限りません。実は社内サーバー（NAS）にデータを置いて、ネットワーク経由で社内共有をする方法も、同様にサポート対象外です。もしデータが消えてしまっても、メーカーのサポートを受けることはできません。実際、この運用をされている方も多いのではないでしょうか。
解決策は「弥生ドライブ」！仕組みの違いを解説
そこで解決策となるのが、弥生会計用に最適化された純正サービス「弥生ドライブ」です。同じ「クラウド」でも、Googleドライブとは仕組みが根本的に異なります。
「ストリーミング」と「チェックアウト」の違い
Googleドライブが常にクラウド上のデータを参照し続ける「ストリーミング形式」であるのに対し、弥生ドライブは「チェックアウト（ダウンロード）方式」を採用しています。
- 開く時： データを自動でローカル環境にダウンロード（チェックアウト）
- 作業中： パソコン内のデータとして高速に処理（通信による遅延がない）
- 閉じる時： 自動でクラウドへアップロード（チェックイン）
この仕組みのおかげで、作業中にインターネット回線の影響を受けず、データ破損のリスクを回避できるのです。
データの整合性を守る「排他モード」
弥生ドライブの大きなメリットの一つが「排他制御」です。 例えば、Aさんが「株式会社〇〇」のデータを開いている間は、クラウド上のデータが「使用中」となりロックされます。その間、Bさんが同じデータを開こうとしても開くことができません。
これは、「どれが正しい最新データか分からなくなる（先祖返り）」という事故を完全に防げるため、会計データにおいては非常に重要な機能です。
弥生ドライブ運用の注意点と導入条件
非常に優秀な弥生ドライブですが、運用には一つだけ重要なルールがあります。 それは、「データの戻し忘れ（チェックイン漏れ）」です。
弥生会計を終了した後、データがクラウドにアップロードされるまでには少し時間がかかります。この処理が終わる前にパソコンの電源を切ったり、弥生ドライブのアプリを強制終了したりすると、データがクラウドに戻りません。 すると、データは「使用中」としてロックされたままになり、他の人が作業できなくなってしまいます。「作業後は弥生ドライブにデータが戻ったかどうかを確認」を徹底しましょう。
なお、弥生ドライブを利用するには「あんしん保守サポート契約」が必要です（弥生PAP会員の事務所は標準で利用可能です）。
まとめ
最後に、今回のポイントを整理します。
- Googleドライブは便利だが、弥生会計データとの相性は最悪（破損リスクあり）。
- Googleドライブ等のネットワークドライブでの運用はメーカー保証対象外。
- 「弥生ドライブ」は、データをローカルに落として処理するため安全かつ高速。
- Googleドライブと弥生ドライブ、それぞれの特性を理解して使い分けることが重要。
ツールの乱立は生産性を下げる要因の代表格ですが、「なんでもかんでも一つのクラウドストレージにまとめる」ことが正解とは限りません。ツールの特性を理解し、適材適所で使い分けることこそが、弥生会計ユーザーにとっての真のDX（デジタルトランスフォーメーション）と言えるでしょう。
CTA（Call to Action）
あなたの事務所や会社では、会計データをどのように管理していますか？「実はGoogleドライブに入れていた…」という方は、ぜひこの機会に運用設定を見直してみてください。
当事務所は弥生PAP会員として、安全な弥生会計データのクラウド保存の導入支援を行っています。データの管理方法やクラウド化についてご不安な点があれば、お気軽にご相談ください。
代表税理士 今北 有俊
